Vem ska delta i mötet?

Sitting meeting delegates in office area with city view

Att hitta rätt mötesdeltagare är som att rollbesätta en Hollywoodfilm. Manuskriptet kan vara fantastiskt, men om det är fel personer som deltar blir det aldrig särskilt bra.

Det är först när du vet syftet med mötet som du kan bestämma vilka som ska delta, för att ni ska kunna nå mötets mål. Om ni till exempel ska fatta beslut är det viktigt att de som har beslutskraft deltar. Om ni ska skapa innovativa idéer är det viktigt att det finns någon som kan tänka utanför boxen. Vissa deltagare kanske inte ska bidra på mötet utan bara delta för att få motivation och inspiration.

People sitting around a table having a meeting

Mötesdeltagarna ska väljas ut med omtanke. Ingen bör delta utan att det finns en tanke med deras deltagande. Det är dyrt och meningslöst. Vi är alla stressade och vill helst inte lägga tid på möten som vi inte förstår varför vi ska delta i.

När du bestämmer vilka som ska delta kan du överväga om några av följande element är viktiga för dig:

Beslutskraft

Deltar de personer som kan underlätta för er att fatta kvalificerade beslut och snabbt förverkliga dem?

Kunskap

Finns det personer med den nödvändiga kunskapen på plats i rummet? Det kan vara branschkunskap, relevanta erfarenheter eller kunskap om specifika målgrupper eller intressenter, till exempel kunden eller medborgaren.Two people shaking hands after a meeting

Mångfald

Är det en fördel om deltagarna är lika och talar samma språk, eller får ni ut mer av mötet om de är olika? Undersökningar visar att grupper som består av en mångfald av människor får fler innovativa idéer, särskilt om du ser till att det finns deltagare från båda könen och med olika utbildning och kulturell bakgrund.

Humörspridare

Den psykologiska forskningen visar att det i grupper med god stämning skapas bättre resultat, fler kreativa idéer och bättre relationer. Du kan överväga om du ska bjuda in deltagare som kan bidra till en god stämning och undvika att bjuda in personer som kan förstöra stämningen.

Ägarskap

Är det några som ska delta för att det är viktigt att de tar ansvar för det som beslutas på mötet? De flesta människor tycker bäst om beslut som de själva har varit med att fatta. Det är ofta betydligt svårare att få dem att ta ansvar för beslut, idéer, strategier med mera som har beslutats på möten som de själva inte deltog i.

Young meeting delegates with different cultures

Relationer

Det finns inget som slår det fysiska mötet mellan människor. Fundera på om det är några som bör delta för att det skulle stärka deras inbördes relationer. I många organisationer utgör geografiska avstånd eller uppdelningar ett hinder för att samarbetet ska kunna fungera till vardags. Kan mötet ändra på det?

Roller

Effektivitet handlar ofta om att sammanföra personer med olika styrkor. Överväg om deltagarna representerar en lämplig mix av olika typer och roller. Finns det till exempel någon kreativ person som kan tänka utanför boxen, och en avslutare som kan se till att allting inte bara rinner ut i sanden?

Berätta vad du tycker