Den digitala tidsåldern förändrar allt mer hur möten planeras och hålls. Men det betyder inte att personliga möten är ett minne blott. Möten är fortfarande relevanta och ger en mycket rikare upplevelse. Så hur ska vi ta oss an möten i denna tid då tekniken förändras i så snabb takt? Vi bad Corbin Ball, en internationell talare, konsult och expert på relationen mellan teknik och produktivitet, att dela sin insikt om hur möten förändras:
Åtta tekniska mötestrender att hålla utkik efter:
Vi lever i en spännande tid. Tekniklandskapet bubblar med idéer som kan hjälpa mötesplanerare, utställare, arrangörer och andra mötesdeltagare att sina jobb bättre och förbättra deltagarupplevelsen.
1. Onlinebokningar
Av de 1,8 miljoner möten som hålls i USA varje år utgör små möten (50 personer eller under) en stor andel av dem. Företag inom evenemangs- och möteshanteringsprogram erbjuder onlinebokningssystem där användarna kan söka efter typ av plats och storlek, hotell, restauranger och till och med båtar.
2. Hitta vägen – med AR
Google Maps kanske är din lösning när du ska hitta vägen. Men för monter till monter-navigering i en utställningshall blir det lite besvärligare. Förstärkt verklighet (AR), en teknik som kopierar in en datorgenererad bild på användarens vy, har gett sig in i leken. Vanligtvis involverar AR-tekniken din mobiltelefonkamera, så småningom hjälper AR-glasögon dig att navigera och interagera med utrymmen inomhus.
3. Chattbottar på begäran
Explosionen av röstaktiverade system som Amazons Alexa och Google Home visar verkligen upp chattbottarnas ökande kapaciteter. Men i livliga miljöer fungerar inte röstgränssnittet så bra. Nu börjar textbaserade system dyka upp för att svara på frågor, samla in synpunkter och engagera deltagarna vid evenemang.
4. Digitala planerare
Datahanteringssystem håller på att förfalla. Molnbaserad evenemangsteknik och avancerade API:er samlar in och analyserar platsdata och ansluter dem med CRM-verktyg. Eventbrite, ett grundläggande system för konsumentinriktade evenemangsinbjudningar, registrering och biljetter, är en sådan planerare. Andra alternativ har funktioner som arbetsflödeskartor och samarbetsverktyg.
5. Mer hackning, mer säkerhet
Dataintrången under den senaste tiden visar på ökad och mer sofistikerad hackningsaktivitet. Som planerare måste du se till att ditt registreringsföretag är PCI-kompatibelt och att deltagarinformationen är säker. Som enskild person bör du använda starka lösenord, hålla ditt antivirusprogram uppdaterat och överväga multifaktorautentisering.
6. Enkel evenemangsincheckning
Automatiserade incheckningsterminaler börjar bli standard på många evenemang. För mindre evenemang kan incheckningsappar för gästlistor eliminera besvärliga kalkylblad med många extrafunktioner som QR-koder för att bekräfta passkanning och meddelanden när särskilda gäster anländer.
7. Personliga möten
Tidigare stannade mycket av det som hände på evenemanget eller mässan på evenemanget. Men data från evenemang och mässor samlas nu till en växande guldgruva med information om deltagarnas intressen, rörelser och interaktioner. Dessa data kan hjälpa mötesplanerare att förbättra framtida evenemang och skapa en rikare och mer personlig upplevelse för deltagarna.
8. Verkliga möten är här för att stanna
Trots ökningen av virtuella möten är personliga möten och mässor fortfarande viktiga. Så länge deltagarna får information, underhållning och mat, kan evenemangsvärdarna hålla dem engagerade i flera dagar. Möjligheter till nätverkande, brainstorming och relationsbyggnad är vanligtvis mycket större med personliga möten.
Personal som är lika engagerad som du
Tekniken blir allt viktigare för att ge en bra upplevelse, men personlig service, som levereras av professionell och erfaren personal, är en av de viktigaste faktorerna för ett framgångsrikt och minnesvärt möte. Vi drivs av vårt varumärkeslöfte ”varje ögonblick spelar en roll”, och därför kan du med Radisson Blu förvänta dig personlig vägledning och stor uppmärksamhet på de detaljer som är viktiga för dig.
