Skapa den stämning du önskar på ditt möte!

Mötets fysiska inredning är dess kroppsspråk. Det fysiska uttrycket och de fysiska presentationsmedlen ska utformas så att mötets tema, målsättning och budskap avspeglas. Och inramningen ska stöda och stärka målen med mötet. Det finns många möjligheter, men här är tre designprinciper som du kan överväga när du planerar ditt möte.

1 - Bryt förväntningarna

Vår upplevelse av ett möte beror inte nödvändigtvis på kvaliteten hos själva mötet, utan i minst lika hög grad på om det uppfyllde våra förväntningar. Det finns många sätt att bryta förväntningarna på. Du kan göra det redan med det sätt på vilket du bjuder in till mötet. Exempelvis kan en fysisk inbjudan signalera betydligt mer än e-post.

Du kan också bryta förväntningarna genom att välja en otraditionell plats för mötet, eller genom att hålla mötet eller delar av det på en annan plats än i möteslokalen, t.ex. på parkeringsplatsen.

Radisson Blu Hotel Papirfabrikken i Silkeborg är ett bra alternativ för en otraditionell inramning. Den gamla industribyggnaden har totalrenoverats och byggts om till ett modernt, bekvämt fyrstjärnigt hotell, och den gamla pappersanläggningen rymmer nu affärsmöten i en vacker och historisk inramning. Från hotellet har du också en fantastisk utsikt över Danmarks största sjöområde - Silkeborgssjöarna.

Create_a_desired_mood_in_your_meeting_image_2

För det lilla mötet eller ett särskilt evenemang är Tornsviten på det över 100 år gamla Radisson Blu Strand Hotel i Stockholm värt att överväga. Sviten har 360 graders utsikt över Stockholm och en vacker terrass med en fantastisk utsikt över Gamla stan. I tornet ligger en tidskapsel gömd från 2012 då hotellet firade 100 år. Den kommer inte att öppnas igen förrän 2112.

Create_a_desired_mood_in_your_meeting_image_3

I praktiken kan det vara svårt att överträffa förväntningarna varje gång. Vad gör du till exempel om ni var på en riktigt bra restaurang förra året? Ofta är lösningen att överraska deltagarna och ge dem något som de inte alls hade förväntat sig. Något som är bra på ett helt annat sätt. Låt dem till exempel delta i en matlagnings-workshop istället.

2 - Multifunktionalitet

Den fysiska inredningen bör tillgodose flera olika behov, så att deltagarna både kan knyta kontakter, sitta ner så att de ser varandra och kan gå omkring i rummet för att prata med varandra. En annan möjlighet är att deltagarna skapar något tillsammans. Handlar mötet om strategi eller nya innovativa idéer, ska det finnas plats för att skissa på modeller och låta stora tankar och idéer strömma fritt.

En gemensam stor lokal är oftast att föredra framför att ha grupprum med återsamlingar i en större sal. Det skapar sammanhållning och håller kvar energin. Det är mera effektivt att ha en stor lokal där man har tänkt på multifunktionalitet redan från start.

Radisson Blu Plaza Hotel i Oslo finns många möjligheter till flexibla möteslokaler där du kan planera för multifunktionalitet. Hotellet är med sina 117 meter norra Europas högsta hotell och Norges högsta byggnad med en enastående utsikt.

Create_a_desired_mood_in_your_meeting_image_4

3 - Tema och identitet

Genom att kombinera det tema som har valts för mötet och företagets eget varumärke kan du skapa en viktig identitetskänsla hos deltagarna. När du får deltagarna att känna sig "hemma" och känna igen sig i det företag, den organisation eller förening som håller mötet, känner de sig trygga och motiverade.

Detta kan åstadkommas med hjälp av färger, logotyper eller bekanta föremål, både i presentationsmedlen och i rummet.

Denna artikel är ett utdrag ur Radisson Blu's inspirationsprogram

Radisson Blus inspirationsprogram för mötes- och eventplanerare är interaktivt, webbaserat och kommuniceras via e-post. Det består av fyra moduler med länkar till inspirerande videofilmer och relevanta fakta. Över 2 000 mötes- och eventplanerare har deltagit i programmet och återkopplingen är tydlig: programmet har gjort en positiv skillnad för 97 % av deltagarna. Målet med programmet är att stärka dig i ditt arbete med att skapa och planera det optimala mötet eller det perfekta eventet. Läs mer här

 

Berätta vad du tycker