Såhär gör du dina möten miljövänliga och ansvarsfulla

Business man ready for meeting in forest Radisson Blu

Många mötesplanerare vill genomföra sina evenemang på ett hållbart sätt. Inte bara för att signalera att de tar ansvar för miljön utan också för att det verkligen ska avspegla verksamhetens värderingar och framtoning. Vi har frågat en av de absoluta experterna inom den internationella mötesplaneringsbranschen, Guy Bigwood från MCI Group, om hur man bäst ser till att ett arrangemang blir hållbart.

Engagera deltagarna

– När människor möts, händer magiska saker. Det kan vi använda oss av när vi ska göra möten och evenemang hållbara. Engagera deltagarna. Det är stor skillnad på att bara prata om klimat- och miljöansvar och att verkligen engagera deltagarna i frågan. Det fungerar först när du engagera deltagarna, säger en av branschens mest erkända experter på området, Guy Bigwood.

– Om du arbetar med att bygga upp ett hållbart varumärke för din verksamhet eller organisation, kan du inte planera möten och events utan att fundera på hur du bäst ska minimera de negativa konsekvenserna på miljön. Och utan att det går ut över innehållet och det ekonomiska utbytet.

Sex huvudområden

– Börja med att föreställa dig hur deltagarna upplever evenemanget och gå igenom alla de kontaktpunkter där du kan göra din strävan efter hållbarhet synlig och påtaglig. Guy Bigwood rekommenderar att du i samband med detta delar upp ditt evenemang i sex huvudområden och tänker igenom möjliga åtgärder inom vart och ett av dessa. Här är några exempel:

1 – Destinationen

Välj ett land och en stad som är känd för att ha en ambitiös lagstiftning när det gäller klimat, miljö, hälsa och sociala frågor.

Under 2014 var Köpenhamn Europas miljöhuvudstad, European Green Capital. Och Köpenhamn är sannerligen en grön stad med gott om vatten, parker och klimatmedvetna invånare. Stadens ambitiösa miljöprofil har ett tydligt mål: Köpenhamn satsar på att bli världens första CO2-neutrala huvudstad år 2025.

Copenhagen by night with Radisson Blu Scandinavia Hotel2 – Transporterna

Se till att deltagarna får den sammantaget kortaste flygresan och att de på ort och ställe enkelt kan gå, cykla eller använda kollektivtrafik mellan eventets olika aktiviteter.

3 – Hotellet

Välj ett miljöcertifierat hotell eller konferenscentrum, och se till att gästerna får information om de viktigaste kriterierna som etablissemanget uppfyller för att få certifieringen.

Radisson Blu Royal Viking Hotel, Stockholm arbetar holistiskt med hållbarhet. Det innebär bland annat att hotellet är miljöcertifierat med Green Key och att man, för att minska pappersförbrukningen, använder avancerad teknik i möteslokalerna och på hotellrummen. Gästerna erbjuds en water-light Super Breakfast, där de utvalda råvarorna inte har förbrukat alls lika mycket vatten som råvarorna i en traditionell frukost. Och Brain Food-konceptet, som håller mötesdeltagarna pigga och på gott humör, ingår som en fast del i alla mötespaket.

Fresh tap water meeting room Radisson Blu Royal Viking Stockholm4 – Cateringen

Använd lokalt producerade råvaror i så stor utsträckning som möjligt. Gör maten mer hälsosam genom att använda mindre socker och öka innehållet av ingredienser som ger energi. Låt kökschefen komma upp på scenen och berätta för deltagarna om sina tankar runt hållbarhet och välbefinnande.

Chefs holding vegetables brain food Radisson Blu5 – Produktionen

Se till att dina leverantörer kan garantera att allt material till scen, utställningar med mera är hållbart (glöm PVC!) och kan återanvändas.

6 – Kommunikationen

Ersätt pappershögarna med att skicka program, deltagarlista, löpande ändringar, påminnelser och dylikt elektroniskt till deltagarnas surfplattor och smartphones.

Känner du till Radisson Blu mötesapp: One Touch? Här kan du hantera dina evenemangsuppgifter, fastställa eller ändra dagordningen, lägga upp information om dina talare och informera deltagare om eventuella ändringar.

Radisson Blu One Touch app for meetings and events– Och sist, men inte minst, berätta om allt du har gjort för att göra eventet miljövänligt och hållbart. Presentera siffror om du har möjlighet, och låt det inspirera deltagarna till att diskutera och komma med förslag på ännu fler åtgärder till nästa gång, säger Guy Bigwood.

Guy Bigwood är Group Sustainability Director i MCI, världens största kedja för mötes-, kongress- och eventarrangörer. Han var tidigare chef för Green Meeting Industry Counsil (GMIC) och deltog i utvecklingen av ISO-standarden för hållbara möten och events.

Berätta vad du tycker