Så inleder du bäst ett möte

Friskt vågat är hälften vunnet! Detta ordspråk gäller även för möten. Starten på ett bra möte kan utformas så att man iscensätter både syfte, format och innehåll.

Oavsett vilken mötestyp du utformar är det alltid en bra regel att göra deltagarna delaktiga, inte minst i början av mötet. Det blir en uppvärmning för gruppen och skapar rätt stämning, vilken sedan ligger till grund för den arbetsform man vill ha under mötet.

Här är tre mötestyper och tre alternativa sätt att inleda ett möte på:

1 – STRATEGI- OCH PLANERINGSMÖTET

På strategi- och planeringsmötet fattas större beslut än normalt. Stora tankar ska tänkas, men det måste också finnas handlingskraft och målmedvetenhet. Man ska fatta beslut, prioritera och uppnå enighet.

Starta mötet med metoden: Success Spotting

Metoden "Success Spotting" handlar om att värdesätta det som fungerar, det vi gör bra idag och det som ger oss energi i vardagen. Utifrån detta skapar vi drömmen om framtiden, en positiv kompass som ger oss en riktning för våra handlingar.

Blog-Post-Image-1100x720-02

Tidsåtgång: minst 2x7 min. + 10 min. för genomgång

Antal deltagare: minst 4 personer

Så här går du tillväga:

Metoden bygger på drömmen, utformningen och genomförandet. Använd metoden för att utforska de bästa erfarenheterna/upplevelserna i organisationen:

  • Drömmen: Börja med att sätta upp visioner för framtiden mot bakgrund av framgångarna.
  • Utformningen: Klargör visionerna (och det realistiska i dem) genom att undersöka hur de kan uppnås. Vad kan bidra till att främja vägen dit? Vad finns det för hinder? Hur kommer ni förbi dessa hinder?
  • Genomförandet: Få det att hända

Metoden kan användas för många olika ämnen – för att förbättra service, för att arbeta med enskilda personers professionella utveckling, för att skapa bättre relationer och samarbete på en avdelning med mera. På så sätt är metoden ett bra redskap för chefer, men den kan även användas av medarbetare på många olika områden.

Exempel: Ett företag har valt att sätta fokus på sitt interna samarbete. De tycker att samarbetet kunde vara bättre. De minns en tid då alla tyckte att det var lite roligare gå till jobbet och de pratade mer med varandra. De har hamnat i en ond cirkel där alla fokuserar på det de inte hinner med – och de fel som görs.

2 – BRAINSTORMING- OCH INNOVATIONSMÖTET

Brainstorming- och innovationsmöten är något mycket speciellt. De ska mynna ut i nya idéer, aktiviteter och lösningar för exempelvis produktutveckling, konceptutveckling eller marknadsföringskampanjer. Ni ska tänka utanför ramarna och våga gå nya vägar.

Starta mötet med metoden: Utanför ramarna

Syftet med metoden "Utanför ramarna" är att knyta band mellan deltagarna och öva på att tänka kreativt. Det är en mycket lärorik övning som i slutänden visar hur svårt det är att få nya idéer.

Blog-Post-Image-1100x720-03

Tidsåtgång: ca 5–10 minuter

Antal deltagare: 2–100 personer (lämpar sig bäst för grupper)

Så här går du tillväga:

  • Para ihop er två och två.
  • Titta noga på varandra och betrakta hur ni är klädda, hur håret sitter och så vidare.
  • Be paren att ställa sig med ryggen mot varandra.
  • Båda parter ska nu ändra 5 saker med sitt utseende (det går oftast förhållandevis lätt).
  • Sedan vänder de sig mot varandra igen och berättar vad som har ändrats.
  • De ska sedan på nytt ställa sig med ryggen mot varandra och nu ändra ytterligare 10 saker (det här lyckas som regel bara om man lånar saker från andra par eller tar föremål i rummet – allt är tillåtet).

Tips:

Du kan variera antalet saker som ska ändras hur mycket du vill, men poängen är att det ska bli riktigt svårt så att deltagarna tvingas gå utanför ramarna för sitt konventionella tänkande. Om det är för svårt att gissa vad den andre har ändrat med sitt utseende får de berätta för varandra vad de har gjort. Övningens primära syfte är inte att leka en gissningslek, utan att tvinga deltagarna att fortsätta få nya idéer. Du kan också be deltagarna att ändra på varandras utseende. Det kan dock vara svårt och för vissa kan det bli för intimt.

Blog-Post-Image-1100x720-04

Radisson Blu Scandinavia Hotel i Köpenhamn har gott om plats att samla deltagare på flera sätt, som lämpar sig väl för övningar med rörelse.

3 – NÄTVERKS- OCH TEAMBUILDINGMÖTET

Nätverkande och teambuilding handlar om att skapa relationer och stärka sammanhållningen. Här handlar det om delaktighet – ju mer delaktighet, desto bättre. Den goda stämningen och lusten att prata med alla och envar ska vara det primära fokuset.

Börja mötet med metoden: Sudden Survey

Syftet med metoden "Sudden Survey" är att få deltagarna att prata med varandra och skapa rörelse och energi. Därutöver också att undersöka förväntningar, erfarenheter och attityder kring innehåll.

Metoden får deltagarna att samarbeta redan från start. De samlas för att utforska olika relevanta ämnen/frågor. Detta kan hjälpa både deltagarna och mötesledaren att snabbt lära känna varandra – dessutom är det möjligt att koppla viktiga ämnen till mötet.

Metoden har skapats av Thiagi, men beskrivs här.

 

Tidsåtgång: 30–50 minuter

Antal deltagare: 8–200 personer (lämpar sig bäst för grupper)

Material: Blädderblock och penna, klocka och tidtagarur, ev. kort att skapa grupper med

 

Så här går du tillväga:

  • Ta fram fyra relevanta frågor eller ämnen som passar deltagarna och mötets innehåll (exempelvis förväntningar, erfarenheter och förändringar).
  • Be deltagarna att organisera sig i fyra grupper (om det är många deltagare kan flera grupper arbeta med samma fråga/ämne).
  • Varje grupp tilldelas sedan ett ämne/en fråga.
  • Be deltagarna att samla in information om sin fråga/sitt ämne från de övriga grupperna, liksom från de egna gruppmedlemmarna.
  • Förklara följande plan och skriv upp den på ett block: (minutantalet kan justeras)
  1. 3 min. för planering av hur insamlingen av svaren ska genomföras.
  2. 5 min. för att samla in svar från så många deltagare som möjligt.
  3. 3 min. för att analysera alla insamlade svar.
  • Be grupperna att börja med sin planering – meddela när 1 minut återstår.
  • Berätta att de har 5 minuter på sig att samla in svar på sina frågor – meddela när 1 minut återstår.
  • Be alla att återgå till sina grupper för att presentera sina insamlade svar.
  • Ge dem ett blädderblock och be dem att sammanfatta det samlade resultatet – meddela när 1 minut återstår.
  • Välj en slumpmässig grupp och be dem presentera sin "analys" – varje grupp får 1 minut på sig för presentationen.
  • Slutgenomgång – diskutera resultaten med deltagarna.

 

Artikeln har skrivits i samarbete med Ann Hansen, mötesdesigner, mötesledare och konsult, concept+competence.

Berätta vad du tycker