Nya tekniker och gadgets

Teknik och gadgets på möten kan göra mötet mer effektivt, men också roligt och annorlunda. Om ni vill använda teknik och gadgets är det viktigt att ni använder det med omtanke. Ofta slutar det med att den nya tekniken inte främjar mötets syfte, utan blir istället ett onödigt störningsmoment som stjäl deltagarnas uppmärksamhet.

Klargörande frågor

Ni kan börja med att fråga er själva:

Vad är syftet med att använda tekniken? Om det primära syftet är att alla andra använder en mötesapp och ni inte vill verka gammaldags, bör ni nog fundera på om det är värt pengarna. Om syftet däremot är att kunna engagera deltagarna på nya sätt eller bättre kunna dokumentera mötets resultat, är det säkert en bra idé.

Vilken teknik hjälper oss att nå vårt mål? Det kommer hela tiden nya tekniska hjälpmedel, vilket kan göra det svårt att få en överblick. Å andra sidan finns det ingen anledning att begränsa sig till ett enda alternativ. Mötesappar har länge varit “in” men det finns andra vägar att gå, som till exempel robotar och sociala medier.

Är det värt pengarna och besväret? Många tekniska hjälpmedel är dyra att använda och kräver omfattande inställningar, så fundera noga på om ni verkligen behöver dem eller om ni istället kan hitta på något annat. Behöver man till exempel en mötesapp för att kunna göra en omröstning eller ställa frågor på föredragen. Omvänt kan ett effektivt användande av tekniken öka värdet på er mötestid markant. En mötesapp kan till exempel ge er en massa värdefull information.

Nyttig teknik

Här är några exempel på nyttiga tekniska hjälpmedel:

Mötesappar Det finns många mötesappar på marknaden. Oftast används de för att hantera mötesprogram, deltagarlistor och praktisk information. Dessutom kan de som regel användas till att göra omröstningar, ställa frågor till föredragshållarna, göra anteckningar och byta visitkort. Många appar har andra funktioner som kan vara både roliga och nyttiga. Ofta är de enklaste apparna de bästa. Om ni väljer att använda en mötesapp måste ni tänka på att alla ska kunna gå online samtidigt. En del köper en hel lösning med ett slutet nätverk för att skydda sin information och vara säkra på att det fungerar. En del leverantörer delar också ut enheter, som iPad, till alla deltagare.

Radisson Blu One Touch App samlar all information om mötet på en plats och ger mötesplanerare och deltagare en mängd fördelar. Se mer

 

Cocreation-verktyg Det finns en lång rad programvaror som kan hjälpa mötesdeltagarna att ta fram idéer och kunskap tillsammans. De flesta mötesapparna har den här typen av funktion, men det finns också många gratisappar och billiga onlineverktyg.

Catchboxen är en mikrofon som är inpackad i en gummitärning, vilket gör det möjligt att kasta runt den. Catchboxen är en rolig gimmick som kan ge en annorlunda interaktion mellan deltagarna.

Telepresencerobotar. I takt med globaliseringen har det blivit allt vanligare med hybridmöten där det finns mötesdeltagare som inte är fysiskt närvarande, utan följer mötet från ett annat land eller en annan ort. För detta syfte har det utvecklats så kallade telepresence-robotar, som i princip är en iPad på hjul. Roboten kan styras från en dator och gör att icke fysiskt närvarande deltagare kan köra runt på mötet och konversera med andra deltagare under pauser och rörliga sessioner.

Go-pro-kameror är kameror som till exempel kan monteras på en deltagares huvud för att filma mötet i deltagarperspektiv. Filmen kan användas som dokumentation, men kan även streamas online till icke fysiskt närvarande mötesdeltagare.

Framtidens teknik

Det finns mycket spännande teknik som troligen kommer att börja användas på våra möten inom kort.

Drönare kan göra det möjligt att filma och observera mötet från helt nya vinklar. Tills vidare finns det en rad frågor rörande säkerhet och övervakning som ännu inte har lösts, men många aktörer arbetar på att hitta en lösning. Till exempel filmades hela Super Bowl av en drönare i luften.

Bärbar teknik är teknik som är inbyggd i till exempel kläder, kaffekoppar och mötesmappar som används för att samla in information om deltagarnas beteende. Information om deltagarnas beteende och preferenser är avgörande för att kunna utvärdera mötena och kunna skapa så bra möten som möjligt i framtiden.

Virtual Reality spås bli nästa stora teknik de kommande åren. Tekniken har funnits länge, men det är först nu som pris och kvalitet möjliggör en mer allmän användning. Tänk dig produkter eller presentationer som görs med hjäp av Virtual Reality-teknik.

Av Bo Krüger, mötesutvecklare, mötesledare, föredragshållare och skribent, Moving Minds

Berätta vad du tycker


− two = 4