MPI-konferens slutade i snöbollskrig

400 internationella deltagare var med på de knasiga påhitten under konferensen, som kulminerade i ett fantastiskt “snöbollskrig” med ihopskrynklade pappersark som deltagarna tidigare hade skrivit korta branschrelevanta frågor eller synpunkter på. Därefter plockade man upp ett par slumpmässigt utvalda “snöbollar” och diskuterade livligt de aktuella ämnena i mindre grupper.

Det var inte många som någonsin hade upplevt något liknande. Under årens lopp hade allt fler deltagare i Meeting Professionals Internationals (MPI) European Meeting and Events Conference (EMEC) faktiskt gett uttryck för att mötena var mer än lovligt traditionella till sin form.

Det rådde man bot på i februari när den danska avdelningen av MPI hade tagit på sig värdskapet för 2016 års konferens.

Nu skulle vi visa dem vad vi kan!

Ordföranden för värdkommittén, Helle Svaneborg från Dansk Lægemiddel Information A/S, hade redan innan 2015 års konferens i Krakow tillsammans med sina styrelsekollegor från MPI Denmark beslutat att den skulle förändras radikalt om Danmark tilldelades värdskapet för 2016. Hon berättar:

–Idén med värdskapet var att göra upp med traditionella mötesformer. Genom att genomföra konferensen efter de danska Meetovation-principerna kunde EMEC-konferensen bli en stor demonstration av hur markant annorlunda vi kan skapa en engagerande och inspirerande konferens. Det lyckades över alla förväntningar.

Meetovation är ett koncept som har utvecklats av VisitDenmark under mottot “No more boring meetings!” Huvudprinciperna som användes under EMEC var: Kreativt utnyttjande av de fysiska faciliteterna – Aktiv involvering av deltagarna – Ansvarsfull och hållbar miljö med nyttig och energigivande mat – Lokal förankring – och Return on Investmest (ROI) i förhållande till mötets syfte och mätning av resultaten.

Överdrifter främjar förståelsen

Konferensen hölls med fokus på principen “Överdrifter främjar förståelsen”. Det surrades och sjöd, vi lekte, sjöng och spelade, men hela tiden på ett sätt som ledde fram till att vi lärde oss något och nätverkade.

–Självklart behöver inte alla konferenser vara på samma sätt – man ska anpassa mötesformen efter deltagarna. Men här gjorde vi det kristallklart för alla de 400 deltagarna från den professionella event- och mötesbranschen i Europa och USA att man med små medel kan lyfta sitt arrangemang oerhört, säger Helle Svaneborg.

De skulle få något med sig hem

Karin Krogh, Nyt Potentiale och President, MPI Denmark Chapter, var med i värdkommittén och ansvarade bland annat för konferensens sakinnehåll. Hon säger:

–Målet var att folk skulle få något med sig hem. Något som de kan använda i sitt eget arbete och i sin egen kamp mot medelmåttiga och tråkiga möten. Rent allmänt ville vi inspirera till att höja nivån i event- och mötesbranschen.

Informellt och effektivt

Radisson Blu Hotel Scandinavia i Köpenhamn stod för rum och faciliteter under EMEC 2016. Den stora konferensvåningen blev helt ommöblerad och det gick ett sus bland deltagarna när de kom in i möteslokalerna, där de traditionella stolsraderna var utbytta mot soffgrupper, pallar med lammskinn, kafébord med mera. Den informella stämningen infann sig omedelbart.

Det måste vara meningsfullt

–Ramarna ska självklart finnas där, men innehållet är alltid det viktigaste, tillför Karin Krogh. Ramar och form utan en röd tråd till innehållet räcker inte. Varför står det en Saccosäck där? Det måste vara meningsfullt – och det var det här!

Vågar man utmana sig själv och sina samarbetspartners?

Helle Svaneborg och Karin Krogh svarar båda med ett rungande JA! Här var även hotellet och alla övriga partners entusiastiska över att utmanas. Att skapa något nytt och annorlunda ledde till en enastående sammanhållning.

Den efterföljande utvärderingen visade att vi nådde våra mål. 97 % anser att det var den mest engagerande EMEC någonsin, 98 % anser att Köpenhamn är en bra konferensort och 90 % säger att Meetovation-formen ökade deras ROI för deltagandet

Av Lars Blicher-Hansen

Berätta vad du tycker


8 − three =