Lyckade möten

Tråkar styrelsemöten ut dig? Handlar de möten du deltar i mer om att slösa tid än att tjäna pengar? Vi tar affärsmöten på största allvar här på Radisson Blu – så till den grad att vi ständigt investerar i ny, innovativ teknik som bidrar till att göra mötesupplevelsen ännu bättre.

Läs vidare och se om du kan dra fördel av de bästa tipsen från vår expert – mötes- och evenemangschefen på Radisson Blu Hotel, Cologne, Elke Peters …

Vilka tror du är de viktigaste faktorer man bör tänka på när man planerar ett möte?

När det gäller planering så är det viktigaste för mig ett tydligt och strukturerat schema och en välplanerad dagordning, som vid behov skickas ut i förväg. På så sätt är alla som kommer till mötet väl införstådda med sin roll och vad som förväntas av dem den dagen.

När det gäller själva mötet så är mitt råd att alltid försöka välja ett rum med naturligt ljus – det gör det lättare för deltagarna att behålla koncentrationen.  Jag rekommenderar även att man lägger in regelbundna pauser med lättare fika (ingenting för mäktigt) och en möjlighet till frisk luft. Pauser är viktiga då de hjälper deltagare att hålla sig pigga under mötet och de får en möjlighet att till exempel kolla sin e-post eller andra meddelanden.

Har du några "regler" man bör följa för att skapa ett lyckat möte?

Det måste alltid finnas en viss flexibilitet vad gäller möten – regeln "en storlek passar alla" gäller definitivt inte. Men det finns några regler som man bör tänka på när man planerar ett möte som jag tror gör stor skillnad när det gäller att få ut så mycket som möjligt av deltagarna, utrymmet och tiden.

  1. Servera endast lättare fika och mat under kaffepauser och lunch – du vill inte att deltagarna ska somna under eftermiddagen efter en god men mäktig måltid!
  2. Försök att se till så att det finns WiFi så att deltagarna kan kolla sin e -post osv. under pauserna – det gör dem mer fokuserade under själva mötet.
  3. Försök inte att klämma in för många människor i ett litet utrymme – se till att rummet är tillräckligt stort för alla och försök att hitta ett som har naturligt dagsljus.
  4. Se till att rummet är förberett för det antal deltagare som förväntas. Ett U-format rum fungerar till exempel för upp till 30 personer, men för fler deltagare är kabaréstilen bättre.
  5. Snåla inte när det gäller audiovisuella hjälpmedel – de kan ha en avgörande betydelse för din presentation.

Hur håller man deltagarnas energi uppe under ett långt möte?

Det är mycket viktigt att försöka ge alla som är med på mötet en aktiv roll och inte låta dem sitta passiva och lyssna under långa perioder. Att äta och dricka lite och ofta bidrar också till att avvärja eventuella energisvackor – vi har utvecklat Brain Food-konceptet för konferens- och mötesgäster i linje med den här principen och serverar fisk, fullkornsprodukter, frukt och grönsaker med minsta möjliga behandling och många goda och nyttiga alternativ.

 

Hur är det med stolplaceringen? Vilken metod föredrar du?

För mig är kabaréstilen en flexibel placering som fungerar med olika antal deltagare och möteskrav. Den sparar även tid om du behöver dela upp deltagarna i mindre grupper eller planera in workshops under mötet.

Du måste ha upplevt många stressiga situationer under din tid som mötes- och evenemangschef – kommer du att tänka på något särskilt snärjigt ögonblick?

Varje dag är spännande när man arbetar på ett hotell och vi får alla en adrenalinkick när det oväntade sker! En gång hade vi planerat ett möte med ungefär 60 deltagare och kundens plan var att börja med lunch.  De hade emellertid missat att tala om det för oss och insåg det bara 45 minuter innan mötet skulle börja. Men vi löste det – hela teamet gick samman och vi gjorde allt vi kunde för att få till en lunch för 60 personer. En riktig framgångssaga som vi är stolta över.

Berätta mer om den nya tekniken som nu finns tillgänglig som en del av mötespaketet.

Vi är mycket glada över att kunna erbjuda Digicharts, som tar ner mötesanteckningar omedelbart utan att man behöver skriva ner dem, och Mulitpad – en megasurfplatta som passar utmärkt för presentationer, videokonferenser, som ett alternativ till whiteboardtavlor och mer.  Det får allas uppmärksamhet!

Vad är fördelen med den nya tekniken?

Den största fördelen med att använda den här nya tekniken är tiden man sparar – oavsett om det är tid som annars hade lagts på att ta ner anteckningar eller förmågan att få fler personer att delta i mötet virtuellt med hjälp av Multipads videokonferensfunktion.  Det är även ett fantastiskt sätt att uppmuntra till mer interaktion då information, tabeller och bilder kan visualiseras mycket mer effektivt och omedelbart delas.

Är tekniken lätt att använda?

Precis som med mycket ny teknik är användarvänlighet otroligt viktigt – vårt mål är naturligtvis att göra livet enklare för våra kunder. Men om det behövs så finns vi alltid till hands för att hjälpa till, svara på frågor och ge tips.

Berätta vad du tycker